Guida completa alla scrittura di lettere commerciali e ufficiali

Le lettere commerciali e ufficiali sono strumenti essenziali per la comunicazione professionale e istituzionale. Che si tratti di richieste, solleciti o comunicazioni formali, una lettera ben redatta non solo trasmette il messaggio desiderato, ma rafforza anche l’immagine e la credibilità del mittente.

Questa guida è pensata per professionisti, imprenditori e studenti che desiderano scrivere lettere efficaci, rispettando le convenzioni formali e garantendo chiarezza e professionalità.

Struttura generale di una lettera

Una lettera commerciale o ufficiale segue una struttura standard, suddivisa in sezioni chiave:

1. Indirizzo del destinatario
2. Oggetto della lettera
3. Corpo del testo
4. Luogo, data e firma
5. Allegati e post scriptum (opzionali)
6. Indirizzo del mittente

Vediamo ogni sezione nel dettaglio.

Indirizzo del destinatario

L’indirizzo del destinatario è posizionato in alto a sinistra o a destra (in base all’uso di buste con finestra trasparente) e deve includere:

• Nome del destinatario:
  • Per persone fisiche: indicare il titolo (es. Sig., Dott.ssa, Prof.), seguito da nome e cognome. Evitare la combinazione di più titoli; scegliere quello più appropriato.
  • Per persone giuridiche: utilizzare “Spettabile” (abbreviato Spett.) seguito dal nome dell’ente o azienda.
• Indirizzo:
  • Specificare via, numero civico e, se necessario, reparti o divisioni.
• Luogo:
  • Includere CAP, città e sigla della provincia (es. 75100 Matera MT). Per spedizioni internazionali, aggiungere il codice del paese (es. IT per Italia) e il nome dello Stato.

Esempio:

Gent.mo Avv. Mario De Giulii
Studio Legale Rossi e De Giulii
Via XX Settembre 20/c
75100 Matera MT

Oggetto della lettera

L’oggetto è un riepilogo conciso del tema della lettera, utile per agevolare la consultazione.

• Posizione: dopo l’indirizzo, separato da una riga bianca.
• Stile: nominale, chiaro e sintetico.
• Formula introduttiva: preceduto da “Oggetto:”.
• Dettagli utili: includere riferimenti come numeri di protocollo o date.

Esempio:

Oggetto: Sollecito pagamento fattura n. 123/2025

Corpo della lettera

Il corpo della lettera si apre con una formula di cortesia, come “Gentile Dott.ssa Rossi,” o “Spettabile Società XY,”. Successivamente, il testo deve essere chiaro, sintetico e ben organizzato in paragrafi. Ricorda di mantenere uno stile professionale e formale, senza rinunciare alla personalizzazione. Per scoprire di più e approfondire l’arte della scrittura di lettere efficaci, leggi qui.

Regole fondamentali:

1. Formula di apertura:
   • Rivolgersi al destinatario con cortesia (es. “Gentile Dott.ssa Rossi,” o “Spettabile Società XY,”). Dopo la virgola, il testo prosegue nella riga successiva.
2. Stile:
   • Chiaro, sintetico e professionale.
   • Dividere il testo in paragrafi per migliorare la leggibilità.
3. Uso dell’allocutivo:
   • Utilizzare “Lei” (singolare) o “Voi” (persone giuridiche) con la maiuscola per rispetto (es. “Le confermiamo che…”).

Luogo, data e firma

Luogo e Data:

• Posizionati in alto a destra o in basso a sinistra, separati da una virgola. Esempio:

Milano, 15 gennaio 2025

Firma:

• Posizionata in basso a destra.
• Deve includere il nome e cognome digitati per maggiore leggibilità.

Allegati e post scriptum

Allegati:

• Elencare gli allegati dopo la firma, specificandone il contenuto. Esempio:

Allegato: copia della fattura n. 123/2025

Post Scriptum (PS):

• Riservato a brevi comunicazioni aggiuntive, da evitare nelle lettere formali.

Indirizzo del mittente

L’indirizzo del mittente è posizionato in basso a sinistra e comprende:

• Nome del mittente
• Indirizzo completo
• Contatti (telefono, email)
• Eventuali dati fiscali (es. P.IVA)

Suggerimenti di formattazione

Nella redazione di una lettera commerciale o ufficiale, la scelta di uno stile chiaro e professionale è fondamentale. Questo include l’utilizzo appropriato di caratteri leggibili (come Times New Roman o Arial), una dimensione compresa tra 10 e 12 punti, e un’attenzione particolare alle abbreviazioni. Se hai dubbi su come utilizzarle correttamente, consulta una guida completa sull’uso corretto delle abbreviazioni qui.

Modello di lettera completo

Esempio:

Spett.le Società ABC
Via Roma 123
00100 Roma RM

Oggetto: Richiesta preventivo per fornitura materiali

Gentile Responsabile,

con la presente, siamo a richiedere un preventivo dettagliato per la fornitura dei materiali elencati in allegato. Vi preghiamo di includere tempi di consegna, costi e condizioni di pagamento.

In attesa di un vostro gentile riscontro, restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Contatti]

Allegato: elenco materiali richiesti

Questa guida fornisce tutti gli strumenti necessari per scrivere lettere commerciali e ufficiali efficaci e professionali, rispettando le convenzioni formali e garantendo una comunicazione chiara e autorevole.